有色金屬行業(yè)協(xié)同OA應(yīng)用分析
能源、信息技術(shù)、材料被稱為當(dāng)代文明的三大支柱產(chǎn)業(yè)，有色金屬及合金是材料的重要組成部分，與能源、信息技術(shù)緊密相連。隨著當(dāng)代高新技術(shù)的日新月異，有色金屬已經(jīng)成為支撐高新技術(shù)發(fā)展的重要基本材料，特別是在戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)中，其戰(zhàn)略地位更加顯著。
有色金屬作為工業(yè)領(lǐng)域中重要的產(chǎn)業(yè)之一，經(jīng)過多年建設(shè)和發(fā)展，已經(jīng)形成了包括礦山、冶煉、加工和地質(zhì)勘探、工程勘察設(shè)計、建筑施工、科研教育等部門構(gòu)成的完整工業(yè)體系。
一 有色金屬行業(yè)背景
1. 行業(yè)發(fā)展趨勢
全球化布局、全球化業(yè)務(wù)。近年來，中國有色金屬行業(yè)保持著高速發(fā)展，不斷上演兼并重組，行業(yè)集中度加速提升，整體呈現(xiàn)集團(tuán)化發(fā)展趨勢，資源整合成為有色金屬行業(yè)運營的重要課題。今后如何強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理、改善企業(yè)的各項經(jīng)營技能，從而在激烈的市場競爭中占據(jù)主動，成為有色金屬企業(yè)迫切需要解決的核心問題。
2.組織運營特點
有色金屬企業(yè)一般規(guī)模較大，很多是集團(tuán)性企業(yè)，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，二級單位分布較廣，員工數(shù)量多，運營過程中調(diào)配的資源、定制的流程、產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都非常龐大。在未來如何有效提高企業(yè)管控水平、規(guī)范經(jīng)營流程，實現(xiàn)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和專業(yè)化將是有色金屬行業(yè)信息化建設(shè)的基本方向。
二 有色金屬行業(yè)發(fā)展面臨的問題
2012年，歐債危機(jī)的蔓延及全球經(jīng)濟(jì)增長的滯緩，給有色金屬市場需求帶來較大沖擊。同時，受國內(nèi)宏觀調(diào)控和緊縮貨幣政策延續(xù)作用及有色金屬行業(yè)自身存在的產(chǎn)能過剩和環(huán)保壓力加大等一系列因素影響，上半年主要有色金屬品種有回落并持續(xù)低位徘徊跡象。
由于出口增速放緩及國內(nèi)經(jīng)濟(jì)高速增長時期已經(jīng)過去，對產(chǎn)能釋放形成巨大壓力。與此同時產(chǎn)能過剩也引出有色金屬行業(yè)內(nèi)在一系列矛盾和問題，如：
1 如何進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整？
我國有色金屬行業(yè)目前面臨產(chǎn)能過剩、技術(shù)水平低、環(huán)境污染嚴(yán)重、高端產(chǎn)品不足、產(chǎn)業(yè)集中度低等多個亟待解決的問題，而解決這些問題的關(guān)鍵就在于“調(diào)結(jié)構(gòu)”。但怎么調(diào)，調(diào)多少則面臨諸多挑戰(zhàn)。
2 如何提升組織能力，確保戰(zhàn)略實施？
有色金屬企業(yè)是基本密集型企業(yè)、技術(shù)密集型企業(yè)，也是勞動力密集型企業(yè)和人才密集型企業(yè)。變革組織行為方式，提高員工自身素質(zhì)水平、有效調(diào)動員工積極性是提升組織運營能力、確保組織展戰(zhàn)略勝利實施的必要保證。
3 如何有效收集和分析數(shù)據(jù)，支持管理決策？
在信息迅速膨脹的環(huán)境中，只有整合全面、準(zhǔn)確、實時的數(shù)據(jù)資源，才能支持決策者做出科學(xué)的決策。只有有效消除信息孤島、應(yīng)用孤島、數(shù)據(jù)孤島，全面集成各項資源，才能充分掌握企業(yè)內(nèi)外部信息，從而做出有針對性的決策即對外部市場的變化做出及時準(zhǔn)確的應(yīng)對。
三 信息化助力有色金屬行業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整
2012年6月，工業(yè)和信息化部部長苗圩在中共中央黨校作了題為“加快推進(jìn)我國工業(yè)和信息化科學(xué)發(fā)展”的專題報告。報告中指出：當(dāng)前，信息通信領(lǐng)域創(chuàng)新勢頭不減，以新一代信息技術(shù)為代表的科技成果正以前所未有的速度轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。當(dāng)前我們需要做的是進(jìn)一步推動信息化與工業(yè)化深度融合，加快構(gòu)建新一代國家信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，提高基礎(chǔ)支撐能力;進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造提升，提高信息化應(yīng)用水平，加快推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會領(lǐng)域信息化。
“十二五”將是中國有色金屬材料加工由大轉(zhuǎn)強(qiáng)的關(guān)鍵轉(zhuǎn)型期。為順利實現(xiàn)“十二五”規(guī)劃目標(biāo)，只有在實現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新、組織管理變革的基礎(chǔ)上，才能加快推進(jìn)產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型、大力發(fā)展精深加工、提高資源保障能力、加快技術(shù)進(jìn)步和加強(qiáng)技術(shù)改造、大力推進(jìn)節(jié)能減排。
而要推進(jìn)機(jī)制創(chuàng)新、組織管理變革首先要認(rèn)真總結(jié)和推廣行業(yè)先進(jìn)企業(yè)的信息化經(jīng)驗，建立和完善有色金屬工業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作體系。其次通過技術(shù)改造，提高企業(yè)生產(chǎn)自動化水平。最后鼓勵企業(yè)建設(shè)信息化集成管理系統(tǒng)，推廣使用企業(yè)資源計劃(ERP)、生產(chǎn)制造執(zhí)行系統(tǒng)(MES)、網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)(OA)，并不斷推進(jìn)個系統(tǒng)之間不斷深度融合，提高管控效率。
四 當(dāng)有色金屬行業(yè)遇上協(xié)同OA
市場在變、技術(shù)在變、業(yè)務(wù)在變，企業(yè)組織行為方式和運營模式也必須發(fā)生相應(yīng)的變革才能保證企業(yè)在激烈的競爭中處于優(yōu)勢地位。而組織行為方式和運營模式的變革又是其他一切變革發(fā)生的基礎(chǔ)，只有在組織行為和運營模式發(fā)生質(zhì)變的基礎(chǔ)上，才能促使業(yè)務(wù)、技術(shù)等發(fā)生量變，進(jìn)而推動企業(yè)走向高速運行的軌道。
所以當(dāng)傳統(tǒng)有色金屬行業(yè)遇上協(xié)同OA，產(chǎn)生的是一場組織行為方式和運營模式的變革，主要包含以下方面的變革：
1組織行為變革
組織變革，是指組織依據(jù)外部環(huán)境變化和內(nèi)部狀況的變化，及時調(diào)整并完善自身的結(jié)構(gòu)和功能，以提高生存和發(fā)展能力的過程。無論是集團(tuán)企業(yè)，還是中小企業(yè)，都是一個組織機(jī)構(gòu)，由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者及員工所組成。變革是組織實現(xiàn)動態(tài)平衡的發(fā)展階段�？ㄋ固亓_和羅森茨韋克指出，一個組織的動態(tài)平衡包含以下方面：
(1) 足夠的穩(wěn)定性：以利于達(dá)到目前的目標(biāo)
(2) 足夠的持續(xù)性：以保證在目標(biāo)或方法上進(jìn)行有序的變革
(3) 足夠的適應(yīng)性：以對外部的機(jī)會和要求以及內(nèi)部的變化情況做出反應(yīng)
(4) 足夠的革新性：以使組織的條件適宜時富于主動性(實行變革)
在科技飛速發(fā)展的今天，如果組織行為還停留在口口相傳、獨立手工作業(yè)的時代，就無法適應(yīng)外部社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境所發(fā)生的變化，所以組織行為的變革迫在眉睫。而協(xié)同OA，將助你推動一場組織行為變革：在未來的一段時間內(nèi)改變你熟悉的人的行為模式，把他們從電話、面談、會議中解救出來，給他們一個OA，讓他們比以前的行為模式更加有效，甚至比以前工作起來更快樂。
2 信息傳輸變革
通過協(xié)同OA可以將原來信息的單項或雙向傳輸體系變革為一個立體化的信息網(wǎng)狀傳輸系統(tǒng)，打破信息孤島，為原本割裂的信息節(jié)點提供立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個信息節(jié)點都可以到達(dá)任意的相關(guān)信息節(jié)點，從而建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境。
3 運營模式變革
OA發(fā)展至今已成為繼財務(wù)軟件、ERP之后的第三大軟件市場，以組織體系運作的過程管理為中心的協(xié)同OA理念深入人心，企業(yè)信息化已經(jīng)從業(yè)務(wù)運營轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部運營管控。在協(xié)同OA與CRM(項目管理系統(tǒng))、ERP(業(yè)務(wù)管理系統(tǒng))等系統(tǒng)融合應(yīng)用的基礎(chǔ)上，通過業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，面向整個業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。每個應(yīng)用都可以自動啟動其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新。
4 資源關(guān)聯(lián)、隨需而應(yīng)
企業(yè)的“人”、“財”、“物”、“信息”和“流程”進(jìn)行了充分的整合并進(jìn)行統(tǒng)一的管理。當(dāng)企業(yè)觸發(fā)一個業(yè)務(wù)過程的時候，相關(guān)資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入，從而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運作。
五 有色金屬行業(yè)協(xié)同OA應(yīng)用個案分析：江西鎢業(yè)集團(tuán)協(xié)同OA項目
下面筆者將以江西鎢業(yè)集團(tuán)為例來具體闡述分析協(xié)同OA在有色金屬行業(yè)的應(yīng)用。
1 項目背景
江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司系中國五礦有色金屬股份有限公司與江西稀有稀土金屬鎢業(yè)集團(tuán)公司合資設(shè)立的有限責(zé)任公司�，F(xiàn)有全資和控股二級企業(yè)26家，憑借礦產(chǎn)資源優(yōu)勢、工藝技術(shù)優(yōu)勢、質(zhì)量品牌優(yōu)勢、資源綜合利用優(yōu)勢、市場規(guī)模優(yōu)勢，公司連續(xù)獲得“江西工業(yè)崛起年度貢獻(xiàn)獎”和“江西省優(yōu)秀企業(yè)”稱號。
“十一五”期間，江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司五年累計實現(xiàn)利潤總額20.3億元，利潤水平一直排在江西省12戶規(guī)劃工業(yè)集團(tuán)第4、5位，在行業(yè)內(nèi)處于領(lǐng)先水平。五年累計分紅12.39億元，上繳稅金23.5億元，2010年末復(fù)權(quán)后凈資產(chǎn)為26.6億元，為2005年的2.5倍，再造了一個半“江鎢有限”。
集團(tuán)公司“十二五”規(guī)劃提出把集團(tuán)公司建設(shè)成為一個“資產(chǎn)質(zhì)量優(yōu)良、經(jīng)營機(jī)制靈活、自主創(chuàng)新能力強(qiáng)、核心競爭力突出、充滿生機(jī)與活力，國內(nèi)一流、江西領(lǐng)先、可持續(xù)發(fā)展的以鎢、稀土、鉭鈮為主的資源型集團(tuán)”的發(fā)展目標(biāo)。到2015年，確保實現(xiàn)營業(yè)收入180億元，力爭200億元，較2010年翻一番;工業(yè)增加值18億元，力爭20億元，較2010年翻一番;利稅總額13億元，力爭16億元，較2010年翻一番。
載譽(yù)前行，企業(yè)擴(kuò)張帶來信息化需求。江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司在發(fā)展過程中秉承科學(xué)發(fā)展、穩(wěn)中求進(jìn)，為建設(shè)卓越責(zé)任和諧江鎢而不懈努力的先進(jìn)理念，在全球業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展，與此相伴的是江鎢的機(jī)構(gòu)、人員及辦公環(huán)境等也跟著發(fā)生巨大的變化，而由此衍生而來的是組織機(jī)構(gòu)的不斷重構(gòu)和改革及業(yè)務(wù)流程的不斷更新延展。公司現(xiàn)在內(nèi)部有13個部門、26家下屬單位，要加強(qiáng)這些單位、部門之間的協(xié)同合作，消除信息延遲，提高效率，降低辦公成本，加速企業(yè)內(nèi)部溝通，保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)在各層級有效傳遞，復(fù)雜程度可想而知。為加強(qiáng)江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司信息化建設(shè)工作，統(tǒng)一和規(guī)范集團(tuán)公司及各二級企業(yè)的辦事流程，提高工作效率。江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司對國內(nèi)四家著名協(xié)同OA系統(tǒng)軟件公司發(fā)出《投標(biāo)邀請函》，通過評標(biāo)結(jié)果中的技術(shù)評分、商務(wù)評分排序及現(xiàn)場考察，江西鎢業(yè)集團(tuán)決定選擇賽飛軟件SOFFICE 5網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。
2 項目建設(shè)
因為公司總部有自己的中心機(jī)房，且擁有固定公網(wǎng)IP地址，所以在進(jìn)行OA項目規(guī)劃時采用專線接入的方式，方便各地分公司及在外人員隨時隨地應(yīng)用OA系統(tǒng)。
圖1：OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署圖
項目建設(shè)過程中，江西鎢業(yè)集團(tuán)采用了賽飛軟件SOFFICE 5一攬子解決方案：
A采用標(biāo)準(zhǔn)化版本+定制化開發(fā)應(yīng)用模式;
B定制原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)與協(xié)同OA系統(tǒng)的對接接口，實現(xiàn)已有系統(tǒng)與協(xié)同OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)融合;
C配以立體化的賽飛通訊平臺、后臺管理工具及視頻會議系統(tǒng)，并通過賽飛提供的SOSS及SPS，完成江鎢信息門戶整體搭建。
項目實施過程中，由于集團(tuán)內(nèi)部辦公層次較多，下屬單位、人員情況各異，應(yīng)用情況復(fù)雜，實施過程對于系統(tǒng)的成功就顯得更加重要。為此，項目組制定了“統(tǒng)一規(guī)劃、分步部署、分布管理”的實施策略，開辦了28場產(chǎn)品使用培訓(xùn)班，確保項目如期應(yīng)用。系統(tǒng)自2011年4月實施以來至同年9月份，全面實現(xiàn)了行政公文管理、工作流程管理、內(nèi)部郵件中心、傳真服務(wù)中心、手機(jī)短信中心及網(wǎng)絡(luò)視頻會議等核心功能。未來，江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司將繼續(xù)與各專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，以協(xié)同OA系統(tǒng)為信息門戶，真正打造信息化集團(tuán)辦公。
3 系統(tǒng)應(yīng)用
通過一期建設(shè)，江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司：
搭建覆蓋了人、財、物、產(chǎn)、供、銷、計劃、管理、決策的統(tǒng)一的信息化平臺，真正實現(xiàn)信息互通：內(nèi)部郵件、短消息精靈、手機(jī)短信、網(wǎng)絡(luò)會議中心等功能可以滿足員工之間、部門之間、上下級之間的自由溝通;通過新聞公告、內(nèi)部焦點論壇、意見反饋中心、內(nèi)部期刊、大記事等，員工只要登錄OA系統(tǒng)就可以獲取各種信息，實現(xiàn)信息在集團(tuán)內(nèi)部自由、快捷、高效流轉(zhuǎn)。
通過一定時間的流程梳理，固化了集團(tuán)內(nèi)部流程管理，實現(xiàn)了上下級企業(yè)之間統(tǒng)一規(guī)范的管理。
實現(xiàn)了信息化的人力資源管理和檔案管理，細(xì)致完備的事項管理，彌補(bǔ)了常規(guī)人員、資料管理中存在的漏洞
實現(xiàn)了公文及知識的數(shù)字化流轉(zhuǎn)及管理，并建立對資源進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度及調(diào)配的網(wǎng)上系統(tǒng)。
4項目成果
經(jīng)過對企業(yè)實施的協(xié)同辦公信息化改造，以數(shù)據(jù)化的信息傳遞打破了集團(tuán)部門之間、上下級企業(yè)之間的溝通壁壘，促進(jìn)協(xié)調(diào)配合;以工作流程的固化優(yōu)化，提升了業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，實現(xiàn)了流程協(xié)作跨地域、跨單位的協(xié)作效率與效能;以信息、知識、數(shù)據(jù)的整合與分享，為決策層決策提供了有力的科學(xué)依據(jù)，提升了集團(tuán)組織價值，讓集團(tuán)運營走上了更高效的軌道。全新的信息化建設(shè)讓江鎢實現(xiàn)以溝通創(chuàng)造價值、以協(xié)同創(chuàng)造和諧，為江鎢集團(tuán) “十二五”良好開局打下堅實的基礎(chǔ)。
六 協(xié)同OA在有色金屬行業(yè)的應(yīng)用展望
作為有色金屬行業(yè)的大型集團(tuán)型企業(yè)，江西鎢業(yè)集團(tuán)有限公司在協(xié)同OA建設(shè)上的成功實踐，無疑為眾多的有色金屬企業(yè)提供了更多的信息化發(fā)展思路。未來，如何借助科技力量調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，開源節(jié)流，提升組織價值，仍然是協(xié)同OA廠商和有色金屬行業(yè)的眾多企業(yè)探索的一個重要課題�！�
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